PROCÉDURE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES ALERTES INTERNES

Table des matières

1. Préambule
2. Objet et Champ d'Application
3. Définition du Lanceur d'Alerte
4. Canal de Signalement
5. Contenu du signalement
6. Accusé de Réception
7. Examen de la recevabilité et traitement du Signalement
8. Information du lanceur d'alerte sur les suites données au signalement
9. Protection du Lanceur d'Alerte
10. Information de la personne visée par une alerte
11. Diffusion de la Procédure

Préambule

Dans le cadre de la protection des lanceurs d'alerte définie par la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 modifiée par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022, la société CLAREO a défini une procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte en tenant compte des prescriptions du décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022.

Cette procédure est applicable à compter du 26 juin 2025.

Ce dispositif est complémentaire des voies traditionnelles de signalement et son utilisation constitue une simple faculté pour les salariés et collaborateurs.

1. Objet et Champ d'Application

La présente procédure interne de recueil et de traitement des alertes a pour objet de favoriser et d'encadrer le signalement de faits susceptibles de constituer :

• un crime ou un délit ;
• une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement ;
• une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, ou d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement ;
• une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.

Le signalement ne peut pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.

2. Définition du Lanceur d'Alerte

Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale, de manière désintéressée, de bonne foi et sans intention malveillante, des faits dont il a eu personnellement connaissance, et susceptibles d’encourir les qualifications énumérées à l’article 1er ci-dessus.

Peuvent être lanceurs d’alerte :

• Les salariés de la société, ancien salariés ou candidats à l'embauche ;
• Les actionnaires, associés et titulaire de droits de vote au sein de l'assemblée générale ;
• Les dirigeants ;
• Les collaborateurs extérieurs ou occasionnels ;
• Les cocontractants de l'entreprise, sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, membre du personnel et de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance d'un cocontractant ou sous-traitant.

3. Canal de Signalement

Les signalements peuvent être effectués via les moyens suivants :

• Adresse e-mail dédiée : [email protected]
• Selon la nature du manquement, votre signalement sera traité soit par Vincent FOURNIER (Directeur Général), soit par Maud PANIS (Directrice des Ressources Humaines), en fonction de leurs compétences propres.
• Vous pouvez également solliciter un entretien direct (sur rendez-vous) avec l’un des 2 référents cités ci-dessus.

Les signalements reçus par d'autres personnes ou services doivent être transmis à un des Référents Lanceur d’Alerte sans délai.

En cas de signalement effectué à l’occasion d’un entretien avec un Référent Lanceur d’Alerte, le signalement est retranscrit par écrit par le destinataire du signalement, qui établit un procès-verbal précis de la conversation.

L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le procès-verbal par l'apposition de sa signature.

Les procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.

4. Contenu du signalement

L'auteur du signalement est invité, dans la mesure du possible, à :

• indiquer la date des faits dénoncés, le lieu, le ou les personnes en cause et une description détaillée des faits ;
• transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits mentionnés à l'article 1er, qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entreprise ;
• fournir des coordonnées permettant un échange avec le destinataire de l'alerte (adresse de messagerie électronique, numéro de téléphone, adresse postale, etc.).

Les informations communiquées dans le cadre d'un dispositif d'alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l'objet de l'alerte.

L'auteur du signalement transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il appartient à l'une des catégories de personnes mentionnées à l'article 2.

5. Accusé de Réception

L’auteur du signalement recevra un accusé de réception par écrit dans un délai de 7 jours ouvrés suivant la réception de son alerte.

6. Examen de la recevabilité et traitement du Signalement

Chaque signalement fait l'objet d'un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l'alerte, au regard des conditions définies aux articles 1 et 2.

En particulier, l'alerte doit entrer dans le champ d'application du dispositif d'alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance et porter sur des faits directement constatés par le lanceur d'alerte et matériellement vérifiables. A cette fin, il peut être demandé tout complément d'information à l'auteur du signalement.

L'auteur du signalement est informé de la recevabilité ou non de son alerte et des raisons pour lesquelles il est estimé, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité de l'alerte.

Le traitement du signalement est assuré par le Référent Lanceur d’Alerte, en collaboration avec le service juridique et la direction si nécessaire. Il repose sur les principes suivants :

• Confidentialité : L'identité du lanceur d'alerte, des personnes visées et des tiers mentionnés est strictement protégée. Seules les personnes habilitées à recueillir et traiter les signalements peuvent avoir accès aux informations recueillies. Elles peuvent être communiquées à des tiers à condition que cette communication soit nécessaire pour traiter le signalement.
• Les éléments relatifs à l'identité de l'auteur du signalement ne peuvent être communiqués à des tiers qu'avec son consentement. Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.
• Dans tous les cas, l'identité de l'auteur d'un signalement n'est jamais communiquée à une personne visée par ce signalement, sauf accord exprès de l'auteur.
• Les éléments de nature à identifier une personne visée par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
• Impartialité et Objectivité : Le signalement est analysé avec neutralité. L'exactitude de tous les éléments enregistrés est vérifiée. Un complément d'informations peut être demandé au lanceur d'alerte.
• Gestion des signalements anonymes : en principe, les alertes effectuées de manière anonyme sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, à moins que la gravité des faits mentionnés soit établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le destinataire de l'alerte pour décider de l'opportunité des suites à donner.

7. Information du lanceur d'alerte sur les suites données au signalement

L’entreprise dispose d’un délai de 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement pour enquêter et informer le lanceur d’alerte des mesures prises ou de la clôture de l’enquête.

Lorsque le signalement est clôturé, en raison du caractère inexact ou infondé des allégations, ou si le signalement est devenu sans objet, l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.

8. Protection du Lanceur d'Alerte

En application de l'article L. 1121-2 du Code du travail, aucune mesure de représailles, directe ou indirecte (sanction, licenciement, intimidation, etc.), ne peut être prise à l’encontre d’un lanceur d’alerte ayant signalé des faits de bonne foi.

En cas de divulgation d'un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu'elle intervient dans le respect des conditions de signalement définies par la loi et que la personne répond aux critères de définition du lanceur d'alerte, ce dernier n'est pas pénalement responsable (C. pén. art. 122-9).

La divulgation de l'identité du lanceur d'alerte sans son accord est passible de 2 ans d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende (loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 9).

Toute personne faisant obstacle à la transmission d'une alerte, de quelque façon que ce soit, est passible d'1 an de d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende (loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 13, I).

9. Information de la personne visée par une alerte

Toute personne visée par une alerte est informée par la personne responsable du traitement :

• des faits qui lui sont reprochés afin de pouvoir exercer ses droits à la défense ;
• des modalités d'exercice de ses droits d'accès à ses données personnelles et de rectification de celles-ci.

Cette information est réalisée selon des modalités permettant de s'assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée. Elle ne contient pas d'information relative à l'identité de l'émetteur de l'alerte ni à celle des tiers. Cette information doit intervenir dans un délai raisonnable n'excédant pas un mois.

Elle peut cependant être différée lorsqu'elle est susceptible de compromettre gravement les nécessités de l'enquête, en présence d'un risque de destruction de preuves.

10. Diffusion de la Procédure

Cette procédure est accessible sur le site internet de CLAREO.

Fait à Paris le 25/06/2025

Vincent FOUNIER, Directeur Général