PROCEDURE VOOR HET ONTVANGEN EN BEHANDELEN VAN INTERNE MELDINGEN

Inhoudsopgave

Voorwoord

In het kader van de bescherming van klokkenluiders, zoals gedefinieerd door wet nr. 2016-1691 van 9 december 2016, gewijzigd door wet nr. 2022-401 van 21 maart 2022, heeft CLAREO een interne procedure vastgesteld voor het ontvangen en behandelen van meldingen van klokkenluiders, rekening houdend met de voorschriften van decreet nr. 2022-1284 van 3 oktober 2022.

Deze procedure is van toepassing vanaf 26 juni 2025.

Dit systeem is een aanvulling op de traditionele meldingskanalen en het gebruik ervan is slechts een mogelijkheid voor werknemers en medewerkers.

1. Doel en Toepassingsgebied

Deze interne procedure voor het ontvangen en behandelen van meldingen heeft tot doel het melden van feiten die mogelijk het volgende vormen te bevorderen en te reguleren:

een misdaad of een misdrijf;
een ernstige en duidelijke schending van de wet of regelgeving;
een schending of poging tot verhulling van een schending van een internationale verbintenis die regelmatig door Frankrijk is geratificeerd of goedgekeurd, of van een eenzijdige handeling van een internationale organisatie op basis van een dergelijke verbintenis;
een bedreiging of schade voor het algemeen belang.

De melding mag geen betrekking hebben op elementen die vallen onder het nationale defensiegeheim, het medisch geheim of het geheim van de relatie tussen een advocaat en zijn cliënt.

2. Definitie van de Klokkenluider

Een klokkenluider is een natuurlijk persoon die op onbaatzuchtige wijze, te goeder trouw en zonder kwaadwillige bedoelingen, feiten meldt waarvan hij persoonlijk kennis heeft genomen en die mogelijk vallen onder de kwalificaties genoemd in artikel 1 hierboven.

Kunnen klokkenluiders zijn:

De werknemers van het bedrijf, voormalige werknemers of sollicitanten;
De aandeelhouders, vennoten en houders van stemrechten in de algemene vergadering;
De leidinggevenden;
Externe of tijdelijke medewerkers;
De contractpartners van het bedrijf, onderaannemers of, in het geval van rechtspersonen, personeelsleden en leden van het bestuurs-, directie- of toezichthoudend orgaan van een contractpartner of onderaannemer.

3. Meldingskanaal

Meldingen kunnen worden gedaan via de volgende middelen:

Speciaal e-mailadres: [email protected]
Afhankelijk van de aard van de overtreding zal uw melding worden behandeld door ofwel Vincent FOURNIER (Algemeen Directeur), ofwel door Maud PANIS (Directeur Human Resources), op basis van hun specifieke bevoegdheden.
U kunt ook een direct gesprek aanvragen (op afspraak) met een van de 2 hierboven genoemde referenten.

Meldingen ontvangen door andere personen of afdelingen moeten onverwijld worden doorgestuurd naar een van de Klokkenluider Referenten.

In geval van een melding tijdens een gesprek met een Klokkenluider Referent, wordt de melding schriftelijk vastgelegd door de ontvanger van de melding, die een nauwkeurig proces-verbaal van het gesprek opstelt.

De melder heeft de mogelijkheid om het proces-verbaal te verifiëren, te corrigeren en goed te keuren door zijn handtekening te plaatsen.

De processen-verbaal mogen alleen worden bewaard voor de tijd die strikt noodzakelijk en evenredig is voor de behandeling van de melding en de bescherming van de auteurs, de personen waarop zij betrekking hebben en de derden die zij vermelden.

4. Inhoud van de melding

De melder wordt verzocht, voor zover mogelijk, om:

de datum van de gemelde feiten, de locatie, de betrokken perso(o)n(en) en een gedetailleerde beschrijving van de feiten aangeven;
alle elementen, ongeacht hun vorm of drager, verstrekken die de melding van de in artikel 1 genoemde feiten, die zich hebben voorgedaan of zeer waarschijnlijk zullen voordoen in het bedrijf, kunnen ondersteunen;
contactgegevens verstrekken voor communicatie met de ontvanger van de melding (e-mailadres, telefoonnummer, postadres, etc.).

De informatie die wordt verstrekt in het kader van een meldingsprocedure moet feitelijk blijven en een direct verband hebben met het onderwerp van de melding.

De melder verstrekt tegelijk met zijn melding alle elementen die aantonen dat hij tot een van de in artikel 2 genoemde categorieën personen behoort.

5. Ontvangstbevestiging

De melder zal binnen 7 werkdagen na ontvangst van zijn melding een schriftelijke ontvangstbevestiging ontvangen.

6. Onderzoek naar de ontvankelijkheid en behandeling van de Melding

Elke melding wordt vooraf onderzocht om de ontvankelijkheid van de melding te verifiëren, met betrekking tot de voorwaarden gedefinieerd in artikelen 1 en 2.

In het bijzonder moet de melding binnen het toepassingsgebied van de meldingsprocedure vallen, objectief worden gepresenteerd, zonder kwaadwilligheid en betrekking hebben op feiten die rechtstreeks door de klokkenluider zijn waargenomen en materieel verifieerbaar zijn. Hiertoe kan om aanvullende informatie worden gevraagd aan de melder.

De melder wordt geïnformeerd over de ontvankelijkheid of niet-ontvankelijkheid van zijn melding en de redenen waarom, indien van toepassing, wordt geoordeeld dat zijn melding niet voldoet aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden van de melding.

De behandeling van de melding wordt verzorgd door de Klokkenluider Referent, in samenwerking met de juridische afdeling en de directie indien nodig. Het is gebaseerd op de volgende principes:

Vertrouwelijkheid: De identiteit van de klokkenluider, de betrokken personen en de genoemde derden wordt strikt beschermd. Alleen personen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen en te behandelen, hebben toegang tot de verzamelde informatie. Ze kunnen aan derden worden meegedeeld op voorwaarde dat deze communicatie noodzakelijk is voor de behandeling van de melding.
De elementen met betrekking tot de identiteit van de melder mogen alleen met zijn toestemming aan derden worden meegedeeld. Ze kunnen echter aan de gerechtelijke autoriteit worden meegedeeld, in het geval dat de personen die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen of behandelen van meldingen verplicht zijn de feiten aan deze autoriteit te melden. De klokkenluider wordt hiervan op de hoogte gebracht, tenzij deze informatie de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
In alle gevallen wordt de identiteit van de melder nooit meegedeeld aan een persoon waarop de melding betrekking heeft, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de melder.
Elementen die een persoon waarop een melding betrekking heeft kunnen identificeren, mogen niet worden bekendgemaakt, behalve aan de gerechtelijke autoriteit, totdat de gegrondheid van de melding is vastgesteld.
Onpartijdigheid en Objectiviteit: De melding wordt neutraal geanalyseerd. De juistheid van alle geregistreerde elementen wordt geverifieerd. Aanvullende informatie kan worden gevraagd aan de klokkenluider.
Omgang met anonieme meldingen: in principe zijn anoniem gedane meldingen niet ontvankelijk en kunnen ze niet worden behandeld, tenzij de ernst van de genoemde feiten is vastgesteld en de feitelijke elementen voldoende gedetailleerd zijn, en alleen na een voorafgaand onderzoek door de ontvanger van de melding om te beslissen over de wenselijkheid van follow-up.

7. Informatie aan de klokkenluider over de follow-up van de melding

Het bedrijf heeft een termijn van 3 maanden vanaf de ontvangstbevestiging van de melding om onderzoek te doen en de klokkenluider te informeren over de genomen maatregelen of de afsluiting van het onderzoek.

Wanneer de melding wordt afgesloten vanwege de onjuistheid of ongegrondheid van de beweringen, of als de melding irrelevant is geworden, wordt de melder schriftelijk geïnformeerd over de afsluiting van het dossier.

8. Bescherming van de Klokkenluider

Overeenkomstig artikel L. 1121-2 van de Franse Arbeidswet mogen geen directe of indirecte vergeldingsmaatregelen (sanctie, ontslag, intimidatie, enz.) worden genomen tegen een klokkenluider die te goeder trouw feiten heeft gemeld.

In geval van openbaarmaking van een wettelijk beschermd geheim, voor zover deze openbaarmaking noodzakelijk en evenredig is aan de bescherming van de betrokken belangen, plaatsvindt in overeenstemming met de wettelijk vastgestelde meldingsprocedures en de persoon voldoet aan de definitiecriteria van een klokkenluider, is de laatste niet strafrechtelijk aansprakelijk (Frans Wetboek van Strafrecht art. 122-9).

Het bekendmaken van de identiteit van de klokkenluider zonder diens toestemming is strafbaar met 2 jaar gevangenisstraf en een boete van 15.000 euro (wet nr. 2016-1691 van 9 december 2016, art. 9).

Iedereen die op welke manier dan ook de overdracht van een melding belemmert, riskeert 1 jaar gevangenisstraf en een boete van 15.000 euro (wet nr. 2016-1691 van 9 december 2016, art. 13, I).

9. Informatie aan de persoon waarop een melding betrekking heeft

Elke persoon die het onderwerp is van een melding wordt door de persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking geïnformeerd over:

de feiten die hem worden verweten zodat hij zijn rechten van verdediging kan uitoefenen;
de procedures voor het uitoefenen van zijn rechten op toegang tot en rectificatie van zijn persoonsgegevens.

Deze informatie wordt verstrekt op een manier die ervoor zorgt dat deze correct wordt afgeleverd aan de betrokken persoon. Het bevat geen informatie over de identiteit van de melder of die van derden. Deze informatie moet binnen een redelijke termijn van niet meer dan een maand worden verstrekt.

Het kan echter worden uitgesteld wanneer het de noodzaak van het onderzoek ernstig in gevaar zou kunnen brengen, in aanwezigheid van een risico op vernietiging van bewijsmateriaal.

10. Verspreiding van de Procedure

Deze procedure is toegankelijk op de website van CLAREO.

Gedaan te Parijs op 25/06/2025

Vincent FOUNIER, Algemeen Directeur