PROCEDURE VOOR HET ONTVANGEN EN BEHANDELEN VAN INTERNE MELDINGEN

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Doel en toepassingsgebied
3. Definitie van een klokkenluider
4. Meldkanaal
5. Inhoud van de melding
6. Ontvangstbevestiging
7. Beoordeling van de ontvankelijkheid en behandeling van de melding
8. De klokkenluider informeren over de opvolging van de melding
9. Bescherming van de klokkenluider
10. Informeren van de persoon op wie een melding betrekking heeft
11. Bekendmaking van de procedure

Inleiding

In het kader van de bescherming van klokkenluiders zoals vastgelegd in wet nr. 2016-1691 van 9 december 2016, gewijzigd bij wet nr. 2022-401 van 21 maart 2022, heeft CLAREO een interne procedure vastgesteld voor het ontvangen en behandelen van meldingen van klokkenluiders, met inachtneming van de bepalingen van decreet nr. 2022-1284 van 3 oktober 2022.

Deze procedure is van toepassing vanaf 26 juni 2025.

Deze regeling vormt een aanvulling op de gebruikelijke meldkanalen. Medewerkers en andere betrokkenen kunnen er vrijwillig gebruik van maken.

1. Doel en toepassingsgebied

Deze interne procedure voor het ontvangen en behandelen van meldingen heeft tot doel het melden van feiten die mogelijk het volgende vormen, te bevorderen en te regelen:

• een misdrijf;
• een ernstige en kennelijke schending van de wet of regelgeving;
• een schending of een poging tot verhulling van een schending van een door Frankrijk naar behoren geratificeerde of goedgekeurde internationale overeenkomst, of van een eenzijdige handeling van een internationale organisatie die op een dergelijke overeenkomst berust;
• een bedreiging van of schade aan het algemeen belang.

De melding mag geen betrekking hebben op informatie die onder het staatsgeheim op het gebied van defensie, het medisch beroepsgeheim of de vertrouwelijkheid van de relatie tussen een advocaat en zijn cliënt valt.

2. Definitie van een klokkenluider

Een klokkenluider is een natuurlijk persoon die zonder eigenbelang, te goeder trouw en zonder kwaadwillige bedoelingen feiten meldt waarvan hij persoonlijk kennis heeft genomen en die mogelijk onder de in artikel 1 hierboven genoemde categorieën vallen.

De volgende personen kunnen als klokkenluider optreden:

• Werknemers, voormalige werknemers en sollicitanten van de onderneming;
• Aandeelhouders, vennoten en houders van stemrecht in de algemene vergadering;
• Leidinggevenden;
• Externe of incidentele medewerkers;
• Contractpartijen en onderaannemers van de onderneming en, wanneer dit rechtspersonen zijn, personeelsleden en leden van het bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende orgaan van een contractpartij of onderaannemer.

3. Meldkanaal

Meldingen kunnen via de volgende kanalen worden gedaan:

• Speciaal e-mailadres: [email protected]
• Afhankelijk van de aard van de overtreding wordt uw melding behandeld door Vincent FOURNIER (algemeen directeur) of Maud PANIS (directeur Human Resources), overeenkomstig hun respectieve bevoegdheden.
• U kunt ook een rechtstreeks gesprek aanvragen (op afspraak) met een van de twee hierboven genoemde contactpersonen.

Meldingen die door andere personen of afdelingen worden ontvangen, moeten onmiddellijk worden doorgestuurd naar een van de contactpersonen voor klokkenluiders.

Als een melding wordt gedaan tijdens een gesprek met een contactpersoon voor klokkenluiders, legt de ontvanger de melding schriftelijk vast in een nauwkeurig gespreksverslag.

De melder krijgt de gelegenheid het gespreksverslag te controleren, te corrigeren en door ondertekening goed te keuren.

Gespreksverslagen mogen niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk en evenredig is voor de behandeling van de melding en de bescherming van de melders, de personen op wie de melding betrekking heeft en de genoemde derden.

4. Inhoud van de melding

De melder wordt verzocht om, voor zover mogelijk:

• de datum en de plaats van de gemelde feiten vermelden, evenals de betrokken persoon of personen, en de feiten gedetailleerd beschrijven;
• alle gegevens, ongeacht hun vorm of drager, verstrekken die de melding kunnen onderbouwen van de in artikel 1 genoemde feiten die zich binnen de onderneming hebben voorgedaan of zich zeer waarschijnlijk zullen voordoen;
• contactgegevens verstrekken waarmee de ontvanger van de melding contact kan opnemen (e-mailadres, telefoonnummer, postadres enz.).

Informatie die in het kader van een klokkenluidersregeling wordt verstrekt, moet feitelijk blijven en rechtstreeks verband houden met het onderwerp van de melding.

De melder verstrekt tegelijk met zijn melding alle gegevens waaruit blijkt dat hij tot een van de in artikel 2 genoemde categorieën personen behoort.

5. Ontvangstbevestiging

De melder ontvangt binnen 7 werkdagen na ontvangst van zijn melding een schriftelijke ontvangstbevestiging.

6. Beoordeling van de ontvankelijkheid en behandeling van de melding

Elke melding wordt eerst onderzocht om te controleren of deze ontvankelijk is volgens de voorwaarden van de artikelen 1 en 2.

De melding moet in het bijzonder binnen het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling vallen, objectief en zonder kwaadwilligheid worden ingediend en betrekking hebben op feiten die de klokkenluider zelf rechtstreeks heeft vastgesteld en die feitelijk verifieerbaar zijn. Daartoe kan de melder om aanvullende informatie worden gevraagd.

De melder wordt geïnformeerd of zijn melding ontvankelijk is en, indien dat niet het geval is, waarom de melding niet aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

De melding wordt behandeld door de contactpersoon voor klokkenluiders, zo nodig in samenwerking met de juridische afdeling en de directie. Daarbij gelden de volgende beginselen:

• Vertrouwelijkheid: De identiteit van de klokkenluider, de betrokken personen en de genoemde derden wordt strikt beschermd. Alleen personen die bevoegd zijn om meldingen in ontvangst te nemen en te behandelen, hebben toegang tot de verzamelde informatie. Die informatie mag aan derden worden verstrekt als dat noodzakelijk is om de melding te behandelen.
• Gegevens over de identiteit van de melder mogen alleen met diens toestemming aan derden worden verstrekt. Zij mogen echter aan de gerechtelijke autoriteiten worden verstrekt als de personen die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen of behandelen van meldingen verplicht zijn de feiten daar te melden. De klokkenluider wordt daarvan op de hoogte gebracht, tenzij dit de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
• De identiteit van de melder wordt in geen geval bekendgemaakt aan een persoon op wie de melding betrekking heeft, tenzij de melder daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft.
• Gegevens waarmee een persoon op wie een melding betrekking heeft kan worden geïdentificeerd, mogen, behalve aan de gerechtelijke autoriteiten, pas worden bekendgemaakt nadat is vastgesteld dat de melding gegrond is.
• Onpartijdigheid en objectiviteit: De melding wordt neutraal beoordeeld. De juistheid van alle vastgelegde gegevens wordt gecontroleerd. De klokkenluider kan om aanvullende informatie worden gevraagd.
• Behandeling van anonieme meldingen: Anonieme meldingen zijn in beginsel niet ontvankelijk en kunnen niet worden behandeld, tenzij de ernst van de gemelde feiten is aangetoond en de feitelijke gegevens voldoende gedetailleerd zijn. Ook dan beoordeelt de ontvanger van de melding eerst of verdere opvolging aangewezen is.

7. De klokkenluider informeren over de opvolging van de melding

De onderneming heeft vanaf de ontvangstbevestiging van de melding 3 maanden de tijd om onderzoek te doen en de klokkenluider te informeren over de genomen maatregelen of de afsluiting van het onderzoek.

Als een melding wordt afgesloten omdat de beweringen onjuist of ongegrond zijn, of omdat de melding niet meer relevant is, wordt de melder schriftelijk geïnformeerd over de sluiting van het dossier.

8. Bescherming van de klokkenluider

Op grond van artikel L. 1121-2 van het Franse Arbeidswetboek mogen geen directe of indirecte vergeldingsmaatregelen (sancties, ontslag, intimidatie enz.) worden genomen tegen een klokkenluider die te goeder trouw feiten heeft gemeld.

Als iemand een wettelijk beschermd geheim openbaar maakt, is diegene niet strafrechtelijk aansprakelijk wanneer die openbaarmaking noodzakelijk en evenredig is ter bescherming van de betrokken belangen, plaatsvindt volgens de wettelijk vastgelegde meldingsvoorwaarden en de persoon voldoet aan de definitie van een klokkenluider (Frans Wetboek van Strafrecht, art. 122-9).

Wie de identiteit van de klokkenluider zonder diens toestemming bekendmaakt, riskeert een gevangenisstraf van 2 jaar en een boete van 15.000 euro (wet nr. 2016-1691 van 9 december 2016, art. 9).

Wie de indiening van een melding op welke wijze dan ook belemmert, riskeert een gevangenisstraf van 1 jaar en een boete van 15.000 euro (wet nr. 2016-1691 van 9 december 2016, art. 13, I).

9. Informeren van de persoon op wie een melding betrekking heeft

Iedere persoon op wie een melding betrekking heeft, wordt door de verantwoordelijke voor de behandeling geïnformeerd over:

• de feiten die hem worden verweten, zodat hij zijn recht op verdediging kan uitoefenen;
• de wijze waarop hij zijn recht op inzage in en correctie van zijn persoonsgegevens kan uitoefenen.

Deze informatie wordt verstrekt op een wijze die waarborgt dat zij de betrokken persoon daadwerkelijk bereikt. Zij bevat geen informatie over de identiteit van de melder of van derden. De informatie moet binnen een redelijke termijn van maximaal één maand worden verstrekt.

Het informeren van de betrokken persoon kan echter worden uitgesteld als dit het onderzoek ernstig zou kunnen belemmeren, bijvoorbeeld wanneer het risico bestaat dat bewijsmateriaal wordt vernietigd.

10. Bekendmaking van de procedure

Deze procedure is beschikbaar op de website van CLAREO.

Opgemaakt te Parijs op 25/06/2025

Vincent FOURNIER, algemeen directeur