VERFAHREN ZUR ENTGEGENNAHME UND BEARBEITUNG INTERNER HINWEISE

Inhaltsverzeichnis

1. Präambel
2. Zweck und Anwendungsbereich
3. Definition einer hinweisgebenden Person
4. Meldeweg
5. Inhalt der Meldung
6. Eingangsbestätigung
7. Prüfung der Zulässigkeit und Bearbeitung der Meldung
8. Information der hinweisgebenden Person über die Folgemaßnahmen zur Meldung
9. Schutz hinweisgebender Personen
10. Information der von einem Hinweis betroffenen Person
11. Bekanntmachung des Verfahrens

Präambel

Im Rahmen des Schutzes hinweisgebender Personen nach dem Gesetz Nr. 2016-1691 vom 9. Dezember 2016, geändert durch das Gesetz Nr. 2022-401 vom 21. März 2022, hat CLAREO unter Berücksichtigung der Vorgaben des Dekrets Nr. 2022-1284 vom 3. Oktober 2022 ein internes Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen hinweisgebender Personen festgelegt.

Dieses Verfahren gilt ab dem 26. Juni 2025.

Dieses Verfahren ergänzt die herkömmlichen Meldewege; seine Nutzung steht den Beschäftigten und Mitarbeitenden frei.

1. Zweck und Anwendungsbereich

Dieses interne Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen soll die Meldung von Sachverhalten fördern und regeln, bei denen es sich um Folgendes handeln könnte:

• eine Straftat;
• einen schwerwiegenden und offenkundigen Verstoß gegen ein Gesetz oder eine Verordnung;
• einen Verstoß oder den Versuch der Verschleierung eines Verstoßes gegen eine von Frankreich ordnungsgemäß ratifizierte oder genehmigte internationale Verpflichtung oder gegen einen einseitigen Rechtsakt einer internationalen Organisation, der auf einer solchen Verpflichtung beruht;
• eine Gefährdung oder Beeinträchtigung des Allgemeininteresses.

Die Meldung darf keine Informationen betreffen, die der Geheimhaltung im Bereich der nationalen Verteidigung, der ärztlichen Schweigepflicht oder dem Berufsgeheimnis zwischen Rechtsanwalt und Mandant unterliegen.

2. Definition einer hinweisgebenden Person

Eine hinweisgebende Person ist eine natürliche Person, die uneigennützig, in gutem Glauben und ohne böswillige Absicht Sachverhalte meldet, von denen sie persönlich Kenntnis erlangt hat und die unter die in Artikel 1 oben aufgeführten Tatbestände fallen können.

Hinweise können von folgenden Personen abgegeben werden:

• Die Beschäftigten des Unternehmens, ehemalige Beschäftigte und Bewerberinnen und Bewerber;
• Die Aktionäre, Gesellschafter und Inhaber von Stimmrechten in der Haupt- oder Gesellschafterversammlung;
• Die Führungskräfte;
• Externe oder gelegentlich tätige Mitarbeitende;
• Die Vertragspartner und Subunternehmer des Unternehmens sowie, sofern es sich um juristische Personen handelt, die Mitarbeitenden und Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgane eines Vertragspartners oder Subunternehmers.

3. Meldeweg

Meldungen können auf folgenden Wegen eingereicht werden:

• Eigens eingerichtete E-Mail-Adresse: [email protected]
• Je nach Art des Verstoßes wird Ihre Meldung entsprechend dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich entweder von Vincent FOURNIER (Geschäftsführer) oder von Maud PANIS (Personalleiterin) bearbeitet.
• Sie können auch um ein persönliches Gespräch nach Terminvereinbarung mit einer der beiden oben genannten Ansprechpersonen bitten.

Meldungen, die bei anderen Personen oder Abteilungen eingehen, müssen unverzüglich an eine der für Hinweise zuständigen Ansprechpersonen weitergeleitet werden.

Erfolgt eine Meldung im Rahmen eines Gesprächs mit einer für Hinweise zuständigen Ansprechperson, hält die empfangende Person die Meldung schriftlich fest und erstellt ein genaues Gesprächsprotokoll.

Die hinweisgebende Person kann das Protokoll prüfen, berichtigen und durch ihre Unterschrift genehmigen.

Die Protokolle dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Bearbeitung der Meldung und den Schutz der hinweisgebenden Personen, der von ihnen betroffenen Personen und der genannten Dritten unbedingt erforderlich und verhältnismäßig ist.

4. Inhalt der Meldung

Die hinweisgebende Person wird gebeten, nach Möglichkeit:

• Datum und Ort der gemeldeten Vorfälle, die betroffene Person oder die betroffenen Personen sowie eine ausführliche Beschreibung des Sachverhalts anzugeben;
• alle Informationen und Belege unabhängig von ihrer Form oder ihrem Datenträger zu übermitteln, die eine Meldung der in Artikel 1 genannten Sachverhalte stützen können, sofern diese im Unternehmen eingetreten sind oder mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten werden;
• Kontaktdaten anzugeben, die einen Austausch mit der empfangenden Person ermöglichen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift usw.).

Die im Rahmen eines Hinweisgebersystems übermittelten Informationen müssen sachlich sein und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Gegenstand des Hinweises stehen.

Die hinweisgebende Person übermittelt zusammen mit ihrer Meldung sämtliche Nachweise dafür, dass sie zu einer der in Artikel 2 genannten Personengruppen gehört.

5. Eingangsbestätigung

Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von sieben Werktagen nach Eingang ihres Hinweises eine schriftliche Eingangsbestätigung.

6. Prüfung der Zulässigkeit und Bearbeitung der Meldung

Jede Meldung wird vorab geprüft, um anhand der in den Artikeln 1 und 2 festgelegten Voraussetzungen festzustellen, ob der Hinweis zulässig ist.

Insbesondere muss der Hinweis in den Anwendungsbereich des Hinweisgebersystems fallen, sachlich und ohne böswillige Absicht vorgebracht werden und sich auf Sachverhalte beziehen, die die hinweisgebende Person unmittelbar wahrgenommen hat und die objektiv überprüfbar sind. Zu diesem Zweck können von ihr ergänzende Informationen angefordert werden.

Die hinweisgebende Person wird darüber informiert, ob ihr Hinweis zulässig ist. Falls er nicht zulässig ist, werden ihr die Gründe mitgeteilt, aus denen ihre Meldung die Zulässigkeitsvoraussetzungen nicht erfüllt.

Die Meldung wird von der für Hinweise zuständigen Ansprechperson bearbeitet, erforderlichenfalls in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und der Geschäftsleitung. Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Vertraulichkeit: Die Identität der hinweisgebenden Person, der betroffenen Personen und der genannten Dritten wird streng geschützt. Nur Personen, die zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen befugt sind, haben Zugang zu den erfassten Informationen. Diese dürfen an Dritte weitergegeben werden, sofern dies zur Bearbeitung der Meldung erforderlich ist.
• Angaben zur Identität der hinweisgebenden Person dürfen nur mit deren Einwilligung an Dritte weitergegeben werden. Sie können jedoch an die Justizbehörden übermittelt werden, wenn die für die Entgegennahme oder Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen verpflichtet sind, ihnen die Sachverhalte zu melden. Die hinweisgebende Person wird darüber informiert, sofern diese Information das Gerichtsverfahren nicht gefährden könnte.
• Die Identität der hinweisgebenden Person wird einer von ihrer Meldung betroffenen Person in keinem Fall mitgeteilt, es sei denn, die hinweisgebende Person stimmt dem ausdrücklich zu.
• Angaben, anhand derer eine von einer Meldung betroffene Person identifiziert werden kann, dürfen – außer gegenüber den Justizbehörden – erst offengelegt werden, wenn die Begründetheit des Hinweises festgestellt wurde.
• Unparteilichkeit und Objektivität: Die Meldung wird neutral geprüft. Die Richtigkeit aller erfassten Angaben wird überprüft. Von der hinweisgebenden Person können ergänzende Informationen angefordert werden.
• Umgang mit anonymen Meldungen: Grundsätzlich sind anonym abgegebene Hinweise unzulässig und können nicht bearbeitet werden. Eine Ausnahme ist möglich, wenn die Schwere der gemeldeten Sachverhalte feststeht und die tatsächlichen Angaben hinreichend detailliert sind. Auch dann prüft die empfangende Person zunächst, ob und welche weiteren Maßnahmen angezeigt sind.

7. Information der hinweisgebenden Person über die Folgemaßnahmen zur Meldung

Das Unternehmen hat ab der Eingangsbestätigung der Meldung drei Monate Zeit, den Sachverhalt zu untersuchen und die hinweisgebende Person über die ergriffenen Maßnahmen oder den Abschluss der Untersuchung zu informieren.

Wird die Meldung abgeschlossen, weil sich die Vorwürfe als unzutreffend oder unbegründet erwiesen haben oder die Meldung gegenstandslos geworden ist, wird die hinweisgebende Person schriftlich über den Abschluss des Vorgangs informiert.

8. Schutz hinweisgebender Personen

Gemäß Artikel L. 1121-2 des französischen Arbeitsgesetzbuchs dürfen gegen eine hinweisgebende Person, die in gutem Glauben Sachverhalte gemeldet hat, keine direkten oder indirekten Vergeltungsmaßnahmen (Sanktionen, Kündigung, Einschüchterung usw.) ergriffen werden.

Bei der Offenlegung eines gesetzlich geschützten Geheimnisses ist die hinweisgebende Person strafrechtlich nicht verantwortlich, sofern die Offenlegung zum Schutz der betroffenen Interessen erforderlich und verhältnismäßig ist, unter Einhaltung der gesetzlich festgelegten Meldevoraussetzungen erfolgt und die Person die Kriterien für hinweisgebende Personen erfüllt (französisches Strafgesetzbuch, Art. 122-9).

Die Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person ohne deren Zustimmung kann mit einer Freiheitsstrafe von zwei Jahren und einer Geldstrafe von 15 000 Euro bestraft werden (Gesetz Nr. 2016-1691 vom 9. Dezember 2016, Art. 9).

Wer die Übermittlung eines Hinweises in irgendeiner Weise behindert, kann mit einer Freiheitsstrafe von einem Jahr und einer Geldstrafe von 15 000 Euro bestraft werden (Gesetz Nr. 2016-1691 vom 9. Dezember 2016, Art. 13 I).

9. Information der von einem Hinweis betroffenen Person

Jede von einem Hinweis betroffene Person wird von der für die Bearbeitung verantwortlichen Person über Folgendes informiert:

• über die ihr vorgeworfenen Sachverhalte, damit sie ihre Verteidigungsrechte wahrnehmen kann;
• über die Möglichkeiten, ihr Recht auf Auskunft über ihre personenbezogenen Daten und auf deren Berichtigung auszuüben.

Die Information erfolgt auf eine Weise, die sicherstellt, dass sie die betroffene Person erreicht. Sie enthält weder Angaben zur Identität der hinweisgebenden Person noch zur Identität Dritter. Die Information muss innerhalb einer angemessenen Frist von höchstens einem Monat erfolgen.

Die Information kann jedoch aufgeschoben werden, wenn sie die Ermittlungen erheblich gefährden könnte, insbesondere wenn die Vernichtung von Beweismitteln droht.

10. Bekanntmachung des Verfahrens

Dieses Verfahren ist auf der Website von CLAREO abrufbar.

Paris, den 25.06.2025

Vincent FOURNIER, Geschäftsführer