VERFAHREN ZUR ENTGEGENNAHME UND BEARBEITUNG INTERNER HINWEISE

Inhaltsverzeichnis

Präambel

Im Rahmen des Schutzes von Hinweisgebern, der durch das Gesetz Nr. 2016-1691 vom 9. Dezember 2016, geändert durch das Gesetz Nr. 2022-401 vom 21. März 2022, definiert wurde, hat die Gesellschaft CLAREO ein internes Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen von Hinweisgebern unter Berücksichtigung der Vorschriften des Dekrets Nr. 2022-1284 vom 3. Oktober 2022 festgelegt.

Dieses Verfahren gilt ab dem 26. Juni 2025.

Dieses System ergänzt die traditionellen Meldewege und seine Nutzung stellt für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen lediglich eine Option dar.

1. Zweck und Anwendungsbereich

Das vorliegende interne Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen soll die Meldung von Sachverhalten fördern und regeln, die möglicherweise darstellen:

ein Verbrechen oder Vergehen;
eine schwere und offensichtliche Verletzung des Gesetzes oder der Verordnung;
eine Verletzung oder ein Versuch der Verheimlichung einer Verletzung eines von Frankreich ordnungsgemäß ratifizierten oder genehmigten internationalen Abkommens oder eines einseitigen Akts einer internationalen Organisation, der auf der Grundlage eines solchen Abkommens erlassen wurde;
eine Bedrohung oder ein Schaden für das Allgemeinwohl.

Die Meldung darf keine Elemente enthalten, die durch das Verteidigungsgeheimnis, das ärztliche Geheimnis oder das Anwaltsgeheimnis geschützt sind.

2. Definition des Hinweisgebers

Ein Hinweisgeber ist eine natürliche Person, die in uneigennütziger Weise, in gutem Glauben und ohne böse Absicht Tatsachen meldet, von denen sie persönlich Kenntnis erlangt hat und die unter die in Artikel 1 oben aufgeführten Qualifikationen fallen könnten.

Hinweisgeber können sein:

Mitarbeiter des Unternehmens, ehemalige Mitarbeiter oder Bewerber;
Aktionäre, Gesellschafter und Inhaber von Stimmrechten in der Hauptversammlung;
Führungskräfte;
Externe oder gelegentliche Mitarbeiter;
Vertragspartner des Unternehmens, Subunternehmer oder, wenn es sich um juristische Personen handelt, Mitglieder des Personals und des Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgans eines Vertragspartners oder Subunternehmers.

3. Meldekanal

Meldungen können über folgende Wege erfolgen:

Dedizierte E-Mail-Adresse: [email protected]
Je nach Art des Verstoßes wird Ihre Meldung entweder von Vincent FOURNIER (Geschäftsführer) oder von Maud PANIS (Personalleiterin) entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeiten bearbeitet.
Sie können auch ein direktes Gespräch (nach Terminvereinbarung) mit einem der beiden oben genannten Referenten anfordern.

Meldungen, die von anderen Personen oder Abteilungen entgegengenommen werden, müssen unverzüglich an einen der Hinweisgeberreferenten weitergeleitet werden.

Wenn die Meldung im Rahmen eines Gesprächs mit einem Hinweisgeberreferenten erfolgt, wird die Meldung vom Empfänger der Meldung schriftlich festgehalten, der ein genaues Protokoll des Gesprächs erstellt.

Der Verfasser der Meldung hat die Möglichkeit, das Protokoll zu überprüfen, zu berichtigen und durch seine Unterschrift zu genehmigen.

Die Protokolle dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Bearbeitung der Meldung und den Schutz ihrer Verfasser, der von ihnen betroffenen Personen und der von ihnen erwähnten Dritten unbedingt erforderlich und verhältnismäßig ist.

4. Inhalt der Meldung

Der Verfasser der Meldung wird aufgefordert, soweit möglich:

das Datum der angezeigten Tatsachen, den Ort, die betroffene(n) Person(en) und eine detaillierte Beschreibung der Tatsachen angeben;
alle Elemente, unabhängig von ihrer Form oder ihrem Träger, zu übermitteln, die geeignet sind, die Meldung von in Artikel 1 genannten Tatsachen zu unterstützen, die im Unternehmen vorgefallen sind oder sehr wahrscheinlich vorfallen werden;
Kontaktdaten angeben, die einen Austausch mit dem Empfänger des Hinweises ermöglichen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift usw.).

Die im Rahmen eines Hinweisgebersystems übermittelten Informationen müssen sachlich bleiben und einen direkten Bezug zum Gegenstand des Hinweises aufweisen.

Der Verfasser der Meldung übermittelt zusammen mit seiner Meldung alle Unterlagen, die belegen, dass er zu einer der in Artikel 2 genannten Personengruppen gehört.

5. Eingangsbestätigung

Der Verfasser der Meldung erhält innerhalb von 7 Werktagen nach Eingang seines Hinweises eine schriftliche Eingangsbestätigung.

6. Prüfung der Zulässigkeit und Bearbeitung der Meldung

Jede Meldung wird einer Vorprüfung unterzogen, um die Zulässigkeit des Hinweises gemäß den in den Artikeln 1 und 2 festgelegten Bedingungen zu überprüfen.

Insbesondere muss der Hinweis in den Anwendungsbereich des Hinweisgebersystems fallen, objektiv und ohne böse Absicht präsentiert werden und sich auf Tatsachen beziehen, die vom Hinweisgeber direkt beobachtet und sachlich überprüfbar sind. Zu diesem Zweck können vom Verfasser der Meldung zusätzliche Informationen angefordert werden.

Der Verfasser der Meldung wird über die Zulässigkeit oder Unzulässigkeit seines Hinweises und gegebenenfalls über die Gründe informiert, warum sein Hinweis die Zulässigkeitsbedingungen nicht erfüllt.

Die Bearbeitung der Meldung wird vom Hinweisgeberreferenten in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und der Geschäftsführung, falls erforderlich, durchgeführt. Sie basiert auf folgenden Prinzipien:

Vertraulichkeit: Die Identität des Hinweisgebers, der betroffenen Personen und der erwähnten Dritten wird streng geschützt. Nur die zur Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen befugten Personen haben Zugang zu den gesammelten Informationen. Sie können an Dritte weitergegeben werden, sofern dies für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist.
Informationen zur Identität des Hinweisgebers dürfen nur mit dessen Einwilligung an Dritte weitergegeben werden. Sie können jedoch an die Justizbehörde weitergegeben werden, wenn die für die Entgegennahme oder Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen verpflichtet sind, die Tatsachen dieser Behörde zu melden. Der Hinweisgeber wird dann darüber informiert, es sei denn, diese Information könnte das Gerichtsverfahren gefährden.
In jedem Fall wird die Identität des Verfassers einer Meldung niemals einer von dieser Meldung betroffenen Person mitgeteilt, es sei denn, der Verfasser stimmt ausdrücklich zu.
Elemente, die zur Identifizierung einer von einer Meldung betroffenen Person führen können, dürfen nur dann offengelegt werden, wenn die Begründetheit des Hinweises festgestellt wurde, es sei denn, es handelt sich um die Justizbehörde.
Unparteilichkeit und Objektivität: Der Hinweis wird neutral analysiert. Die Richtigkeit aller erfassten Elemente wird überprüft. Vom Hinweisgeber können zusätzliche Informationen angefordert werden.
Umgang mit anonymen Meldungen: Grundsätzlich sind anonym eingereichte Hinweise unzulässig und können nicht bearbeitet werden, es sei denn, die Schwere der erwähnten Tatsachen ist erwiesen und die sachlichen Elemente sind ausreichend detailliert, und erst nach einer Vorprüfung durch den Empfänger des Hinweises, um über die Zweckmäßigkeit weiterer Schritte zu entscheiden.

7. Information des Hinweisgebers über die Folgemaßnahmen zur Meldung

Das Unternehmen hat ab der Eingangsbestätigung der Meldung 3 Monate Zeit, um zu ermitteln und den Hinweisgeber über die getroffenen Maßnahmen oder den Abschluss der Untersuchung zu informieren.

Wenn die Meldung abgeschlossen wird, weil die Behauptungen ungenau oder unbegründet sind oder wenn die Meldung gegenstandslos geworden ist, wird der Verfasser der Meldung schriftlich über den Abschluss des Falles informiert.

8. Schutz des Hinweisgebers

Gemäß Artikel L. 1121-2 des Arbeitsgesetzbuches dürfen keine direkten oder indirekten Vergeltungsmaßnahmen (Sanktion, Kündigung, Einschüchterung usw.) gegen einen Hinweisgeber ergriffen werden, der in gutem Glauben Tatsachen gemeldet hat.

Im Falle der Offenlegung eines gesetzlich geschützten Geheimnisses ist der Hinweisgeber nicht strafrechtlich verantwortlich, sofern diese Offenlegung für die Wahrung der betroffenen Interessen notwendig und verhältnismäßig ist, im Einklang mit den gesetzlich festgelegten Meldebedingungen erfolgt und die Person die Kriterien der Definition eines Hinweisgebers erfüllt (Strafgesetzbuch Art. 122-9).

Die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers ohne dessen Zustimmung wird mit 2 Jahren Gefängnis und 15.000 Euro Geldstrafe bestraft (Gesetz Nr. 2016-1691 vom 9. Dezember 2016, Art. 9).

Jede Person, die die Übermittlung einer Meldung in irgendeiner Weise behindert, wird mit 1 Jahr Gefängnis und 15.000 Euro Geldstrafe bestraft (Gesetz Nr. 2016-1691 vom 9. Dezember 2016, Art. 13, I).

9. Information der von einem Hinweis betroffenen Person

Jede von einem Hinweis betroffene Person wird von der für die Bearbeitung verantwortlichen Person informiert über:

der ihm vorgeworfenen Tatsachen, damit er seine Verteidigungsrechte ausüben kann;
der Modalitäten zur Ausübung ihrer Rechte auf Zugang zu ihren personenbezogenen Daten und deren Berichtigung.

Diese Information erfolgt auf eine Weise, die sicherstellt, dass sie der betroffenen Person ordnungsgemäß zugestellt wird. Sie enthält keine Informationen über die Identität des Hinweisgebers oder Dritter. Diese Information muss innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen, die einen Monat nicht überschreiten darf.

Sie kann jedoch aufgeschoben werden, wenn sie die Untersuchungserfordernisse ernsthaft gefährden könnte, wenn die Gefahr der Beweisvernichtung besteht.

10. Verbreitung des Verfahrens

Dieses Verfahren ist auf der Website von CLAREO zugänglich.

Ausgestellt in Paris am 25.06.2025

Vincent FOUNIER, Geschäftsführer